érdekes

A túlterhelt Gmail beérkező levelek takarítása (kézzel)

Eljön az idő, amikor elég elég, egész egyszerűen. Hónapokig, vagy akár évekig elvontam a szóródó Gmail beérkező levelek mappájának megszervezését. De amikor a Goldavelez.com elmondta nekem, hogy tavaszi takarítás hetet fogunk tartani, tudtam, hogy itt az ideje. És nem akartam pazarolni az értékes órákat arra, hogy alkalmazásokat vagy eszközöket keressek, hogy elvégezzem a feladatomat. Ron Swanson-ra kellett ragaszkodnom a beérkező levelekhez - felcsavartam az ujjam, beugrottam és kezemmel kezelhettem a rendetlenséget.

A rendetlen postaládájának értékelése

Mivel (valószínűleg) minden nap használja a beérkező leveleket, valószínűleg nagyon jó ötlettel rendelkezik, hogy milyen e-maileket kap, és kik rendszeresen. Tudod, hogy milyen listaszolgáltatásokra regisztráltál, milyen üzeneteket kapsz, amelyek kiemelt prioritást élveznek, mint mások (talán még ennél is inkább, mint amit a Google algoritmusai kitalálhatnak), milyen marketing e-maileket szeretsz kapni, és milyen szokásos e-maileket tartanak a a spam szélét, mert oly sokszor küld el őket.

A Gmailnek nincs nagyszerű módja annak, hogy gyorsan megtudja, mely e-mail címek küldik el a legtöbb e-mailt - és én sem találtam megfelelő kiterjesztést vagy trükköt erre. De ehhez valóban nem kell speciális megoldás. Valószínűleg már tudja. És ha nem, akkor nem olyan nehéz ezt megtudni.

Például vessen egy rövid pillantást a Beérkező levelek mappájába - könnyebb, ha a Gmail „alapértelmezett” beérkezett üzeneteit használja az öt tetején a tetején -, és nézzen meg, hogy vannak-e feladók vagy témák, amelyek kétszer többet jelennek meg. Lehet, hogy bankja naponta egyszer felrobbant egy üzenetet az új számlákról, amelyeket megnyithat, azon értesítési e-mailek mellett, amelyeket minden alkalommal kap, amikor pénzt vált át a számlák között. Talán sok dolgot vásárol az Amazon-on. Talán a Facebook minden alkalommal felhív téged, ha bárki ismerős valamit megtesz. Az a koncert, amelyet egyszer látott a helyszínen? Valószínűleg nyitott egy e-mailt a helyszínről (vagy Ticketmaster, vagy AXS, stb.).

Néhány egyszerű kereséssel megismerheti azt is, hogy ki robbantja fel a postaládáját. Az egyik leggyakrabban használt Gmail-keresésem a „-tól:” -t követi egy cég vagy egy barát neve, vagy néha e-mail címe. (Ugyancsak jó: „-tól: [név]: olvasatlan”), hogy valóban megnézhesse, vajon küld-e valaki egy csomó dolgot, amit nem néz.)

Indítsa el a feliratkozást

Amikor elkezded kitalálni, ki robbant fel Önnek egy csomó e-mailt - amelyet valószínűleg a Gmail „Promóciók” lapon talál, ha használja, akkor nagyszerű lehetősége van arra, hogy ezt a teljes „megtisztítsa a Beérkező levelek mappáját”. ”Sokkal könnyebb folyamatot haladni.

Húzza fel a lelkesebb feladók e-maileit, és ha úgy találja, hogy nem sok üzenetet olvas, keresse meg az e-mail környékén egy leiratkozási linket - feltételezve, hogy létezik. Ha nem talál egyet, nyugodtan jelentsd az üzeneteket spamként. Noha ez eltarthat egy ideig, ha e-mailt kap, ez egy remek módja annak, hogy csökkentsék ezt az áramlást.

A Google alapértelmezett postaládája automatikusan megpróbálja kiszűrni a marketing üzeneteket az elsődleges postaládájából és egy külön promóciós lapról, de ez megkönnyíti a levelek kezelésének elfelejtését is. Ne légy „szem elől, szem előtt” az e-mailjével kapcsolatban - ha semmi más, akkor hiányoznak az értékes marketing e-mailek, amelyek érdekelnek, mert elárasztják azokat, amelyeket még soha nem olvas.

Címkék: A kép tökéletes beérkező levelek gombjai

Örökké tartott, hogy hozzászokjak a Gmail címkézési rendszeréhez. Igen, tudom; ők mappák az Ön e-mailjéhez, csak nem, mivel valami létezhet több címkében (és a beérkező levelekben) egyszerre. Mert címkék. Nem mappák. Értem.

Még mindig nem manuálisan címkézem az e-maileket, sem a címkét a Gmail bal legszélesebb oldalsávjáról a kérdéses e-mail fölé húzva, a legördülő címkegombbal (ami poggyászcímkenek tűnik), vagy magát az e-mailt a címke nélküli mappát a Gmail elsődleges képernyőjén. Arra bátorítom, hogy próbálja ki e technikák bármelyikét; ők nem nekem vannak, legalábbis nem kézzel. Bővebben erről.

  • Ellenálljon annak a vágynak, hogy millió címkét hozzon létre

Amikor címkével játszottam, rájöttem, hogy túlságosan pontosak voltam, hogy megnehezítsem az életemet. Néhánynak ez működik; Láttam, hogy a munkatársaknak van egy speciális „VIP” beérkező leveleik a csapatuk minden egyes tagja, minden vezetője és minden rendkívül fontos kolléga számára, akikkel keresztfunkcionálisan dolgoznak. Ha minden nap abszurd mennyiségű e-mailt kap, úgy gondolom, hogy ez egy nagyszerű lehetőség annak biztosítására, hogy soha ne hagyj ki egy fontos embertől érkező üzenetet - ezt érdemes megfontolni a Gmailnél, ha hajlamos.

Ehelyett néhány címkét használok a fontos témák rögzítéséhez. Például van egy „Napi e-mail” címke a gyakran kapott e-mailekhez, amelyek törődnek. A „Hírek” és a „Színház” alcímkéket használom a „Napi e-mail” alatt, hogy nyomon kövessem a feliratkozott különféle hírcsoportok napi üzeneteit és frissítéseit, valamint néhány, a környéken lévő színházi listát. (Minden listerv úgy van beállítva, hogy automatikusan küldjön nekem a napi üzenetek kötegelt kivonatát, különben valószínűleg külön-külön lenne alcímke mindegyikhez.)

Van egy egyszerű „Pénzügy” címke, amelyet bármi pénzhez kapcsolódóan felhasználok, ideértve a bankjaim számlafrissítéseit, a bankjaimatól származó marketing üzeneteket, a hitelkártya-társaságok minden üzenetet, amely szeret engem felütni, és az olyan helyek számára, mint a Nerdwallet, a Slickdeals és a AwardWallet - csak néhányat említhetnénk.

Az egyetlen e-mail címke, amelyre nagy figyelmet fordítok, a „_important” címkém, amelyet ilyenként neveztek el, így a címkém listájának tetején lebeg. Ezen belül vannak alcímkék az összes szobatársamtól küldött e-mailre (általában egy közelgő esemény tervezésére vagy az ételek kiabálására); alcímke a barátnőmtől küldött e-mailekhez (ugyanaz); és egy vörös színű „_to do” alcímke, amelyet minden sürgős feladat nyomon követésére használok, amire szükségem van.

Az utolsó címke - a „_ szállítás” - mindent meghozhat az Amazon, a UPS, a FedEx vagy az USPS számára. Ha bármikor megérkezik a házamba, akkor a szállítás is megjelenik. Nagyon jó, ha egy kis (1) reggel megjelenik, ami általában azt jelenti, hogy hamarosan félelmetes érkezik, ha nem azon a napon.

  • A címkék szervezése

A Gmail egyik leghasznosabb funkciója a címkék szükség szerinti megjelenítésének és elrejtésének a képessége. Ez lehetővé teszi a régi címkék archiválását, ha egy ideje befejezett projekt nyomon követésére használta őket; ezenkívül lehetővé teszi a címkék „megjelenését” a Gmail bal oldali oldalsávjában, amikor van valami megnézni (ami hihetetlenül hasznosnak találom a figyelmemet.

A címkék láthatóságának beállításához húzza ki a Gmail beállítási menüjét az elsődleges ablak jobb felső sarkában található fogaskerék ikonra kattintva, majd a Beállítások elemre. Innentől kattintson a Címkék elemre. A következő felbukkanó képernyő eleinte félelmetesnek tűnik, de ez a legjobb módja annak, hogy a beérkező levelek mappáját ne zavarja a címke.

Például elrejtheti a rendszercímkéket, például a „csevegés” vagy a „spam”, ha tudja, hogy soha nem fog átmenni ezen keresztül. Elrejtheti a Gmail összes kategóriáját is, amely a Gmail alapértelmezett nézetében már az elsődleges ablakának tetején megjelenik.

Mutassa meg vagy rejtse el a létrehozott címkéket, vagy ha dinamikus megközelítést kíván elérni, akkor állítsa be úgy, hogy csak akkor jelenjenek meg az oldalsávon, ha olvasatlan üzenetek vannak. Ez azonban kissé hazugság, mivel a létrehozott címkékhez is hozzáférhet az oldalsáv címkelistájának alján található „Több” gombra kattintva. Ezek a kisebb címkék csak akkor jelennek meg láthatóbb helyen, ha van egy megnézendõ üzenet.

Hagyja, hogy a Gmail tegye meg önnek a címkézését

A címkék nagyszerűek, és mindegyik, de ha van egy nagyon nagy része a bejövő e-maileket, amelyekkel napi szinten kell foglalkoznia, az összes rendezésének folyamata félelmetes lehet. Párosítsa a címkéket néhány kreatív Gmail-szűrővel, és a beérkező levelek automatikusan szortírozzák magukat az Ön nevében. Noha a Gmail szűrése kissé félelmetesnek bizonyulhat, és a javításhoz egy kis idő szükséges, ez hosszú távon kifizetődő folyamat.

  • Az első szűrők beállítása

A Gmail-szűrő létrehozásának legegyszerűbb módja az, ha rákattint egy e-mailre, és lehetővé teszi a Gmail számára, hogy az e-mail paraméterein alapuló szűrőt hozzon létre. Tehát, ha a kedvenc szendvicsbolt minden nap elküldi az e-maileket, de szeretné biztosan elkapni őket (azok számára az édes szendvics ajánlatokhoz), nyissa meg az e-mailt, kattintson a Gmail keresősávjában található Több gombra, és válassza a „Az ilyen üzenetek szűrése” opció.

  • A szűrő testreszabása pontosabbá tétele érdekében

Ha hagyja, hogy a Gmail kitalálja az üzenet szűrését, akkor a szolgáltatás az e-mailt a feladó e-mail címe helyett a „listája” szerint osztályozhatja. Ennek a legtöbb marketingüzenetnél jól kell lennie, de törölheti azt is, és helyettesítő karaktereket is használhat a mezőből - például annak biztosítása érdekében, hogy a szűrő rögzítse minden egyes üzenetet, amelyet a cég küld Önnek.

A példa folytatásaként: ha a szendvicshely elkezdi az e-maileik küldését olyan címekről, amelyek különféle aldomaineket használnak, akkor nem szabad többet helyettesíteni. Tehát, a „from” mezőbe történő belépés nem fog mindent megtalálni. Függőleges sávokat - shift-backslash - azonban további bejegyzések hozzáadásához használhatja a szűrőhöz. Tehát ebben az esetben írhat a „from” mezőbe, hogy ugyanazon vállalattól több beérkező e-mailt rögzítsen.

Kipróbálhatja a generikus megjelenést is: A gépelés során mindent meg kell találnia, amit a kávé készítője küld neked. Csak akkor kell pontosítania, ha néhány üzenetet próbál szűrni, másoktól nem. Például, ha azt szeretné, hogy egy adott színházi társaság üzenetei egyetlen címkét kapjanak, nem pedig az összes színházra (vagy általában a színházra) vonatkozó összes üzenetet - vagy ha nem vagy nagy a művészetben, akkor egy adott Jim ( a New Hamp-Shire Darkmagics) minden Jim helyett.

  • Miért érdemes vadul menni a szűrőkkel?

Hihetetlenül kreatív lehet a Gmail szűrésével, akár olyan messzire haladhat, hogy teljesen bezárja beérkező leveleit az e-mail fiókokból, amelyeket még nem engedélyezte a fehérjébe. Ez extrém, de lehetséges. (A Gmail segítségével korlátlan e-mail címeket is létrehozhat, és így szűrheti: megadhatja bankjainak például „ ” címet, és az összes Gmail üzenetet a „Feladó:” mező helyett a „Címzett” mező alapján szűrheti. ”Mező.)

Könnyebb megfigyelni egy egyszerű szabályt: Ha van címkém, akkor legyen szűrőm. Tehát, az én esetemben van egy szűrőm, amely felállít minden olyan e-mailt, amelyet „magamnak küldök” címkézéssel, megjelölve az e-mailt, és fontosnak jelölve - hasznos módja annak, hogy emlékeztetőt küldjek magamnak. Pénzügyi szűrőm kissé bizonytalannak tűnik, de működik:

  • A szűrőműveletekkel is kreatív lehet

A szűrési folyamat másik fontos fele az összes többi művelet, amelyet játszani kell, miután beállította a triggereket. Könnyű megmondani a Gmailnek, hogy címkézzen egy bizonyos e-mailt egy bizonyos feladótól. Annak érdekében, hogy az elsődleges beérkező levelek (és a kategorikus lapok, ha azokat használja) tisztán rendetlenek, fontolja meg a Gmailnek, hogy ezeknek a szűrt e-maileknek a kihagyására is szükség van.

Ez nem azt jelenti, hogy nem tudja elolvasni ezeket az üzeneteket, vagy észrevenni őket, amikor megkapja őket. Ehelyett az automatikus kihagyás funkció azt jelenti, hogy az elsődleges beérkező levelek nem lesznek eltömődve a kedvenc szendvicsüzlet e-mailjeivel; ehelyett egyre nagyobb számot fog látni a szendvicsszűrőnél, figyelmeztetve, hogy vannak üzenetek, amelyeket meg kell nézni. Sokkal könnyebben kezelhető, mint ha egy beérkező levelek mappája tele van színkódolt szűrőkkel, és egy kicsit jobban működik, mint például az Outlook vagy a Mail „Szabály létrehozása” funkciója, amelyekkel jobban ismerem.