hasznos cikkek

Termelékenység 101: Hogyan használhatja a személyes Kanban-ot a munkájának megjelenítéséhez

A legjobb termelékenységi módszerek a szem előtt tartva és a prioritások szerint tartják a feladatot, így soha nem gondolkodhat azon, hogy mihez kezdjen tovább dolgozni. Egyesek bonyolultak, de mások megkönnyítik a mindent, prioritások szerint rendezve - annyira egyszerűen használhatják a Post-It jegyzeteket, ha akarsz. Beszéljünk az egyik ilyen rendszerről: Személyes Kanban.

A Personal Kanban egy olyan hatékonysági rendszer, amelyhez könnyű elindulni, csak két valós "szabálya" van, és amelynek célja, hogy egyszerű, vizuális képet adjon a tányéron levő dolgokról, a prioritásokról és az elvégzett dolgokról. Kicsit hasonlít más termelékenységi rendszerekre, amelyeket kiemeltünk, például a Getting Things Done (GTD) és a Pomodoro Technique. Van egy általános felépítése, amelyet követhet, és számos olyan eszköz, amely segíthet az indulásban és az ahhoz való ragaszkodásban. Ez nem a filozófia, ahogyan a Kaizen megközelíti, de határozottan van lehetőség arra, hogy a rendszert hozzáigazítsuk ahhoz, hogy az Ön számára működjön, és beépítsük az elvégzett dolgokból levont tanulságokat. Kezdjük azzal, hogy mi a Személyes Kanban, majd vizsgáljuk meg, hogyan lehet használni.

Mi a személyes Kanban?

A Személyes Kanban egyszerűen fogalmazva egy egyszerű rendszer a feladatok kezelésére. Legfontosabb előnye, hogy segít elkerülni, hogy egyszerre túl sokat vállaljon, és mindig vizuális, egy pillantást ad a munkájára. Ez a Kanban karcsú ütemezési és kézbesítési módszeréhez kapcsolódik, amelyet gyakran használnak a gyártásban (különösképpen az autógyártásban). A "személyes" Kanban gondolata akkor jött létre, amikor Jim Benson és Tonianne DeMaria Barry termelékenységi szakértők írták a könyvet. 2011. A Personal Kanban, mint a munkád megjelenítésének és rangsorolásának alapvető előfeltétele, sokkal régebbi, ám a könyv ismerteti a rendszer működését, és konkrét tippeket kínál azoknak az embereknek, akik küzdenek a túlterhelő munkaterhelés és a versengő prioritások között.

A személyes Kanban két fő "szabályon" áll:

  • Képzelje el munkáját . Röviden: Önnek képesnek kell lennie arra, hogy bármikor megnézze az általános munkaterhelést, gyorsan meghatározhatja, hogy mit kell tennie a következő munkán, vizuális útmutatást kell adnia a prioritáshoz és a teljesítéshez szükséges időhöz, és ennek a rendszernek könnyűnek kell lennie, távolítsa el, és szervezze újra. A teendők listájának megjelenítésére számos lehetőséget felváltottunk, ideértve a Személyes Kanban oldalt is.
  • Korlátozza a folyamatban lévő munkáját (WIP) . Más szavakkal, korlátozza azon dolgok számát, amelyeken egyszerre dolgozik. Ez két dolgot tesz. Először is megkönnyíti a munkájának megjelenítését, mivel fedelét tartja arról, hogy mennyi időt dolgozik egyszerre. Másodszor, segít elkerülni a multitasking veszélyeit is, nem is beszélve a kiégésről. A munkaterhelés gondos kezelése azt is megtanítja, hogyan kell nemet mondani anélkül, hogy a karriert rontani kellene.

Innentől kezdve az ön döntése a személyes Kanban tényleges megvalósításáról. Használhat bonyolult alkalmazásokat vagy eszközöket, egyszerű hirdetőtáblákat, post-it-megjegyzéseket vagy notebook-okat. Nincsenek hivatalos eszközök vagy termékek (természetesen a könyvön túl). Benson és DeMaria Barry azonban néhány javaslatot tartalmaz az induláshoz, amelyek közül néhányat valószínűleg már látott már - mind a Goldavelez.com webhelyen, mind az interneten.

Hogyan kezdje el a személyes Kanban alkalmazást?

Nyisd ki

A személyes Kanban használatának megkezdése egyszerű. Minden amire szükséged van, egy olyan hely, ahol elrendezheti és elrendezheti feladatát egy Kanban fórumba vagy egy "Kanban fórumba". A kulcs az, hogy hogyan szerveződnek. Az egyszerű tábla nem más, mint egy három függőleges oszlopú diagram: Hátralék / Teendő, Csinálás és Kész .

A "Csinálás" szakasz az összes olyan feladatból áll, amelyeken jelenleg dolgozik, vagy hamarosan dolgozik. Ideális esetben további prioritások szerint rendezik őket, így bármikor rápillanthat rájuk, és megnézheti, melyiket kezelje elsőként. A "lemaradásod" azok a feladatok, amelyekkel jelenleg nem dolgozik, de valamikor meg kell érkezniük. A "Kész" némileg nyilvánvaló, de fontos, hogy továbbra is tartsa magát a Kanbanon, mivel ha látja, hogy mennyi munkát végzett, motivált és eredményes marad.

Ez egy egyszerű Kanban. Ha ez ismerősnek tűnik, akkor valószínűleg látta a sok kiemelt munkaterület és termelékenységi üzenet közül néhányat, ahol megbeszéljük a Post-Its vagy az ilyen táblák használatának előnyeit az Ön feladatai megszervezésében. A táblák tökéletesen alkalmazhatók a személyes Kanban számára. Könnyű oszlopokat rajzolni, majd gyorsan hozzáadni és törölni a feladatokat. Ha úgy tetszik, rajzolhatja az oszlopokat, majd az Post-It megjegyzéseket használhatja az egyes feladatokhoz. Ez megkönnyíti őket az átírás nélküli áthelyezést. Ezenkívül a Post-It jegyzetek különböző színűek, amelyek könnyű módon rendezik a Kanban prioritása szerint. Például a sárga jegyek lehetnek közepes prioritásúak, a lila jegyzetek alacsony prioritásúak, és a pirosok a legfontosabbak.

Most, minden alkalommal, amikor megnézte a tábláját, láthatja, hogy mi van a tányérján, és melyik a legfontosabb. Gyorsan kiválaszthatja a tennivalókat, hogy felszabaduljon a hátralékból, hogy „csináljon”, és könnyen láthatja, mikor a lemez túl tele van.

Noha a Kanban fontos, ez tényleg csak funkcionális módja annak, hogy megjelenítse a feladatot. A második szabály, az emlékezet arra, hogy korlátozza a folyamatban lévő munkáját, szintén fontos. Ha csak hozzáteszi a Post-Its-et az ön feladataihoz, elborzad, és ezeket a vizuális előnyöket felváltja a stressz és a szorongás. Benson és DeMaria Barry kifejti, hogy kritikus fontosságú, hogy a szekvenciális munkádat minimálisra csökkentsék. Helyezzen kemény sapkát azon dolgok számára, amelyek bármikor hajlandóak lennének a „Csinálás” szakaszban, vagy egyáltalán a Kanbanon (tartson mindent, aminek át kell költöznie a „Háttérbe” egy iratgyűjtőben, vagy egy postalapon) - Addig addig, amíg nincs hely.) Így a Kanban szervezett és hasznos marad.

Ez a diavetítés (a fent beágyazva) a Személyes Kanban webhely bemutatása, amely konkrétabb tippeket tartalmaz az induláshoz.

Alkalmazások és eszközök, amelyek támogatják a személyes Kanban alkalmazást

Ha a munkaterület nem rendelkezik olyan luxussal, mint egy hatalmas tábla, amelyet a falból lóghat, vagy akár egy kis íróasztallal vagy paprikadeszkával Kanbákká is válthat, akkor rengeteg más lehetőség van, köztük néhány ismert név. Függetlenül attól, hogy az interneten dolgozik, vagy inkább letölt egy letölthető alkalmazást, itt található néhány termelékenységi eszköz, amely kihasználja a személyes Kanban módszert:

  • Trello : Így van, az egyre népszerűbb termelékenységi eszköz, a Trello valójában a Kanban stílusú feladatszervezés körül épül. Kiemeltük, amikor elindította, és megmutattuk, hogyan kell vele egész életét megszervezni. Még megmutattuk neked, hogyan kell becsavarozni egy GTD-szerű rendszerbe, de a vizuális kialakítása, a szervezéshez szükséges oszlopokra összpontosítva és a "kártyák mint to-dos" megközelítés tökéletesé teszi a személyes Kanban számára. Csak annyit kell tennie, hogy meghatározza az oszlopokat, és elkezdi hozzáadni a feladatokat. Még dátumot, megjegyzéseket, emlékeztetőket, vizuális útmutatásokat is megadhat számukra, képeket és így tovább.
  • KanbanFlow : A KanbanFlow sokkal jobban néz ki, mint a Trello, de ez egy kicsit jobban behívott a Kanban-megközelítésbe, mint a Trello. Ez egy további oszlopot - „Ma” - ad hozzá, így elválaszthatja a folyamatban lévő feladatokat azoktól, amelyeknél jelenleg dolgozni fog. Emellett a többi elem ismerős: felvehet jegyzeteket és emlékeztetőket a Kanban-elemekhez, vizuálisan elrendezheti őket prioritások szerint, korlátozhatja a folyamatban lévő munkát, és szükség esetén együttműködhet másokkal. A KanbanFlow egy Pomodoro időzítőt is integrál, amely segít összpontosítani és elvégezni a munkát. Erről egy pillanat alatt többet beszélünk, de a Kanban - és annak eszközei - szépsége az, hogy olyan szépen integrálódik más termelékenységi módszerekbe. Ráadásul a webhely okostelefonokon és táblagépeken jól néz ki, nincs szükség alkalmazásra.
  • Evernote (Kanbanote-val) : Az Evernote önmagában nem különösebben nagyszerű Kanban-megoldás. Fókuszában messze van a vizuálisól, bár hozzáigazíthatja, hogy egy kicsit előre álljon a hozzáadott jegyzetekkel. Ennek ellenére az erő az információgyűjtés és -szervezés szempontjából, nem pedig a vizuális megjelenítés érdekében. A Kanbanote ezt megváltoztatja, és az Evernote listáit olyan elemek vizuális gyűjteményévé változtatja, amelyeken működhet. Még hozzáteszi a három hátralevő / teendő / kész oszlopot. Még egy olyan Android-alkalmazás is elérhető, amelyet útközben használhat.

Természetesen semmi nem állítja, hogy alkalmazást kell használnia. Hasznos lehet, különösen, ha a felszerelésedre támaszkodik a dolgok elvégzéséhez. Ha azonban inkább az analóg módszereket részesíti előnyben, akkor mindig használhat vázlatfüzetet és Post-It megjegyzéseket a Kanban készítéséhez, vagy egyszerűen csak régi tollat ​​és papírt. Még a "Kanban for One" táblát és táblákat is megvásárolhatja, az összes felállítva és használatra kész, íróasztal-barát méretben. Nincs olyan szabály, miszerint a Kanban-nak hatalmasnak kell lennie, vagy hogy Post-Its-t kell használnia - egy kicsit megkönnyítik a dolgokat, de meg kell tennie azt, ami működik az áramlással.

Hogyan lehet a személyes Kanbanot hosszú távon működni

A személyes Kanban megközelítés egyszerű és rugalmas. Használhat egy falfali javítást, letölthet egy alkalmazást vagy firkálhat egy notebookba - és ez a kulcsa annak, hogy hosszú távon is működjön. Válassza ki azt, amelyik az Ön számára működik, és ragaszkodik hozzá. A legfontosabb az, hogy olyan módszert találjon, amely kiegészíti a munkafolyamatot ahelyett, hogy megtörné, és olyan eszközöket használ, amelyekhez visszatér, ahelyett, hogy küzdene. Ha irodájához hozzáfér egy faliújságra, rendkívül hasznos lehet, ha gyorsan megnézheti és megnézheti az Ön napirendjét. Ha azonban tonnát utaz, a Trello vagy a KanbanFlow használata sokkal kényelmesebb, mint a táblára heverni.

Ezt már korábban megérintettük, de a személyes Kanban szempontjából még egy gyönyörű dolog az, hogy nagyon jól működik más termelékenységi technikákkal. Ha rajongója vagy a GTD vagy a Pomodoro rajongóinak, akkor is használhatja a Személyes Kanban alkalmazást. Valójában minden olyan rendszer, amely teendõk listáját használja, részesülhet a személyes Kanban megközelítésbõl. Ez azt jelenti, hogy ha jelenleg egy másik rendszert használ, akkor nem kell a rendszereket váltania, vagy nem kell feladnia az eszközöket - egyszerűen csak egy kicsit újrakeverheti a módszert.

Például a közelmúltban kiemeltük Chris S Penn maszkoló szalag és öntapadó jegyzet teendő tábláját, amely az Eisenhower döntési mátrixra támaszkodik. Miközben elsősorban ezt az egy táblát használja, könnyen becsukható a Személyes Kanbanba, ha tábláját a "Csinálás" szakaszba fordítja, és hozzáteszi a "Háttér" és a "Kész" szakaszokat. Nézze meg a saját tennivalók listáját és annak felépítését. Gondoljon azokra a dolgokra, amelyeket valójában csinál a "Csinál" fórumon, és azokról a dolgokról, amelyekről tudod, hogy meg kell érkezned, de jelenleg nem fogsz "Háttérbe" kerülni. Ahogy lekaparja a dolgokat, és lendületet kap, gondoljon rájuk, mint a "Kész" táblára, nem csak a karcolt feladatokra. Ez ennyire egyszerű.

További olvasmány

Itt meg kell tudnia kezdenie a Personal Kanban-t, de csak az alapokat érintettük. Például a módszer ugyanolyan hatékony a csapatok szervezésében, mint a személyes feladatok megszervezése, és az üzembe helyezés nem jár sokkal több munkával. Természetesen Benson és DeMaria Barry végleges könyve a Személyes Kanbanról szól itt, ahol el kell kezdenie, de ha többet szeretne megtudni, íme néhány forrás:

  • A személyes Kanban Blog
  • Személyes Kanban 101
  • Személyes Kanban a Facebookon
  • Személyes Kanban dióhéjban: Jurgen de Smet és Erik Talboom
  • Udemy: Az első lépések a személyes Kanban használatával
  • A többfeladatos feladatok és milyen személyes Kanban segíthet neked
  • Személyes Kanban Galéria

A személyes Kanban hangzik úgy, mint a termelékenység-beszéd, de az alapelvek egyszerűek és nehezen vitathatók: Tartsd szemmel a munkádat. Próbáljon nem túl sokat zongorázni egyszerre. A többi olyan részlet, amely rajtad múlik, hogy a tökéletes - és legtermékenyebb - munkafolyamatává formálódik.