hasznos cikkek

A Microsoft Office Excel elsajátítása

A táblázatok egy majom adatközpontú álma. A legtöbb hétköznapi ember számára azonban bonyolult rendetlenség. Szerencsére nem kell, hogy legyenek. Így alakíthatja ki az adatokat az akarata szerint a Microsoft Excel 2016 segítségével.

Gyorsan felkészülhet és fut az Excel programmal

Az Excel megtévesztően egyszerű az induláshoz. A szalag felület pontosan úgy működik, mint a többi Microsoft alkalmazás. A felső rész mindegyik fül új menüpontot nyit meg. Ha nem talál egy keresett funkciót, fedezze fel a többi fület is. A menüopció megkereséséhez rákattinthat a „Mondja meg, mit szeretne csinálni” feliratú zöld négyzetre.

Új dokumentum létrehozásakor sokféle sablon közül választhat. Az Excel 2016 több ezer online sablonon keresztül kereshet, beleértve a személyes költségvetéseket, a nyaralási útvonalakat, a költségjelentéseket, a készletlistákat és egyebeket. Kereshet a kulcsszavak sablonlistájában, vagy böngészhet a címkeoldalak között az alkalmazáson belül. Az Excel sablonokat itt is böngészheti online.

Ez a sorozat feltételezi, hogy megérti az alapokat, de ha szüksége van egy frissítőre, itt megnézheti a Microsoft hivatalos Gyors indulási útmutatóit.

A leggyakoribb, alapvető feladatok elvégzése a Microsoft Excel programban

A táblázatok annyira egyszerűek, mint egy alaptáblázat, és olyan bonyolultak, mint egy automatikus szerepjáték játék karakterlapja. Bár mindenki igényei eltérőek, van néhány alapvető feladat, amelyeket kombinálhat a legmegbízhatóbb táblázat elkészítéséhez. Íme, hogyan kell elvégezni a legfontosabb feladatokat.

A feltételes formázás alkalmazása

A táblázat celláinak formázása egy unalmas számlistát hasznos dokumentummá alakíthat, amely könnyen olvasható. Az olvashatóság elősegítése érdekében kézzel állíthatja be a szöveg és a háttér színét, a szöveg méretét, a kiemeléseket és a szegélyeket. A leghasznosabb tulajdonság mindazonáltal az a képesség, hogy a cellákat stílusozzák a bennük rejlő elemek alapján.

Például a fenti képernyőképen van egy képregényfilmek táblázata és arról, hogy mennyi pénzt kerestek a hazai és a világméretű pénztárakban (igen, ezt tényleg megvan, bezárják). Ha azt szeretném, hogy egy pillanat alatt láthassam, mely filmek készítették a legjobban, és melyek a legkevesebbet, akkor feltételes színskálakat használhatok.

Stílus alkalmazásához válassza ki azokat a cellákat, amelyekbe a stílust alkalmazni kívánja. Az én esetemben az összes cellát egyetlen oszlop alatt választottam. A Kezdőlap lapon található a Feltételes formázás gomb. Kattintson erre, és megjelenik az alkalmazható stílusok választéka. Ahogy az egérmutatót a menü egyes elemei fölé viszi, egy élő előnézetet fog látni, így láthatja, hogy az adatok miként jelennek meg, ha kiválasztja. A fenti képernyőképen a „Zöld - Fehér - Piros szín skála” nevű stílust használtam. A legmagasabb számok zöld színûek, a legkisebbek pedig piros színûek.

Ha úgy dönt, hogy nem szeret egy stílust, vagy meg akarja változtatni, akkor először törölnie kell a régi stílust. Ehhez hajtsa végre az alábbi lépéseket:

  1. Kattintson a Kezdőlap fülre.
  2. A Szerkesztés szakaszban kattintson a Törlés gombra.
  3. A megjelenő legördülő menüben válassza a Formatok törlése lehetőséget.

Annyi vagy kevés stílust alkalmazhat, amennyit csak akar, a cellák egy sorára. Készíthet saját stílusszabályokat is, ha az Excel még nem rendelkezik a beépített modul használatával. Ne feledje, hogy egy stílust minden kiválasztott cellába alkalmazni kell, így a cellák kiválasztása befolyásolhatja a stílus megjelenését. Például a fenti táblázatban, ha a fenti stílust a hazai és a globális box office oszlopokra egyidőben alkalmazom, az összes hazai érték a spektrum piros végén helyezkedik el, így a stílus használhatatlanná válik. Annak érdekében, hogy hasznos lehessen, a stílust minden oszlopban külön-külön kellett alkalmaznom.

A sorok és oszlopok befagyasztása a böngészés megkönnyítéséhez

A táblázat első sorát vagy oszlopát gyakran használják a címkékhez. A minta táblázatban azt szeretném látni, hogy melyik oszlopot dolgozom, függetlenül attól, hogy hány szuperhős filmet kell görgetnem a múltban. A címkék a helyükön rögzíthetők az Ablaktáblák fagyasztása szolgáltatás használatával.

A Nézet lapon, az Ablak szakaszban megjelenik a Fagyasztó panelek gomb. Ha ide kattint a legördülő menüre, három lehetőséget talál:

  • Panelek fagyasztása: Ez az opció zárolja a sorokat a kurzor fölött és az oszlopokat a kurzortól balra. Tehát például, ha látni akarja a táblázat első sorát és első oszlopát, vigye a kurzort a B2 cellába, és kattintson erre a gombra.
  • Felső sor befagyasztása : Ez az opció csak a táblázat első első sorát fagyasztja le.
  • Első oszlop befagyasztása : Ez az opció befagyasztja a táblázat bal oldali legmagasabb celláját.

Miután kiválasztotta ezeknek a lehetőségeknek az egyikét, az első Fagyasztó ablaktáblák opciója Feloldás ablaktábláira vált. Mielőtt újakat választana, be kell fagyasztania az összes ablakot.

Használja a képleteket és a funkciókat az összetett matematika elvégzéséhez

Azok a számdobozok nem lesznek nagyon hasznosak, ha nem tudsz velük semmit csinálni. Az Excel képletei és funkciói nagyszámú összetett számítást végeznek, így értelmes következtetéseket vonhat le az adatokból.

A képletek a legalapvetőbb módja a matematika elvégzésének az Excelben. Minden képlet egy = jellel kezdődik. Ezután alapvető problémákat hozhat létre cellacímkék használatával. Például, a fenti képernyőképen mondja ki, hogy szeretném megnézni, hogy a két önálló Wolverine film mennyit hozott az egész világon. A következő képletet fogom használni:

=F29+F31

Ez összekapcsolná a két számot - 373 + 414 dollár -, így teljes nettó összegű 787 millió dollárt kapnánk (az egyes cellák értéke milliókat képvisel).

Az Excel rengeteg előre elkészített funkcióval is bonyolultabb matematikai feladatokat végez. Tegyük fel például, hogy meg szeretné tudni, hogy a fenti táblázatban mekkora pénzt keresett az X-Men filmek világszerte átlagosan. Ehhez használhatja az ÁTLAGOS funkciót. E filmek átlagának meghatározásához a következő sort használja:

=AVERAGE(F26:F33)

Az ebben a sorban levő kettőspont azt jelzi, hogy az ÁTLAGOS funkciónak tartalmaznia kell az első és az utolsó cella közötti teljes sejttartományt. Tehát ez a függvény az X-Men film minden értékének átlagát veszi az F oszlopban.

A funkciókat egymásba is beágyazhatja. Tegyük fel például, hogy meg akarom tudni az átlagos felhasználó Rotten Tomatoes értékelését minden X-Men film esetében. Az összes cellának a fenti képernyőképeken a H26-tól H33-ig terjedő átlagértéke három tizedes pontossággal ér véget. Ehelyett azt a számot le akarom kerekíteni egy tizedesjegyre. Az Excel dokumentációja szerint a ROUND funkciót így kell formázni:

=ROUND(number, num_digits)

Itt a „szám” azt a számot jelöli, amelyet le akarok kerekíteni, a „szám_szám” pedig azt a számjegyet jelöli, amelyre a számot kerekíteni akarom. Ebben az esetben a szám, amelyet le akarom kerekíteni, az ÁTLAG funkció eredménye. Tehát annak érdekében, hogy az extra tizedes pontokat az átlagtól le lehessen vágni, a következő függvényt fogom használni:

=ROUND( (AVERAGE(H26:H33)), 1)

Ezt nevezik beágyazott függvénynek. Először az Excel kiszámítja a H26-H33-os sejtek átlagát (fentebb vastag betűvel látva). Ezután ezt az átlagot használja a ROUND függvény argumentumaként. A sor végén található 1 azt jelzi, hogy a számot egy tizedesjegyre kell kerekíteni. Tehát ahelyett, hogy átlagosan 78, 875 osztályozást kapnának, amely a tényleges átlagos értékelés, a végső lapon 78, 9-et lát.

Mint láthatja, a képletek és a funkciók nagyon egyszerűtől a hihetetlenül összetettig terjedhetnek. Ezek a példák alig karcolják meg azt a felületet, amit tehetünk a képletekkel és a funkciókkal. Nézze meg ezt az útmutatót a How-To Geek oldalból, hogy mélyebben belemerüljön a funkciókba. Böngészhet az Excelbe beépített funkciók között, és itt megtanulhatja, hogyan kell használni őket.

A Pivot táblázatokkal vonható le a következtetések

A fenti példában funkciókat használtam arra, hogy manuálisan hozzon létre egy táblázatot, amely tartalmazza a táblázatomat. A Pivot táblák ennek könnyebb módját nyújtják anélkül, hogy alapos feladatok elvégzéséhez, például egy átlag kerekítéséhez, alaposan összetett képleteket kellene kidolgozniuk. Nagy adatkészletekkel foglalkozva, ez felbecsülhetetlen értékű lehet.

A pivot táblát kétféle módon hozhat létre. A Beszúrás lapon kattintson az Ajánlott PivotTáblázatok elemre, és az Excel táblázatokat javasol a táblázatban már megadott adatok alapján. Alternatív megoldásként a PivotTable elemre kattintva manuálisan is létrehozhat saját fájlt. Mindkettő megnyitja a pivot tábla felületét egy új lapon.

A forgótáblában kiválaszthatja adatainak meghatározott részhalmazát az elemzéshez. Tegyük fel például, hogy szeretnék látni az átlagos kritikát a Metacritic szempontból. A képernyő jobb oldalán kiválasztom a Film, Metakritikus és Metakritikus felhasználók mezőket. Ez a következő táblázatot adja meg:

Alapértelmezés szerint a táblázat megmutatja az egyes sorok összegét. Noha ez hasznos lenne például az összes bruttó pénztárnál, ebben az esetben a felülvizsgálati pontszámok összege haszontalan. Meg kell csípnem. Ehhez kattintson az Értékek mezőben a „Metakritikus összeg” melletti legördülő nyílra. Ezután kattintson az Érték mezőbeállítások elemre. Ez új lehetőségeket kínál nekem, mely adatokat kell megjeleníteni.

Az Értékek összegzése lapon az Átlagot választom, mivel ez sokkal értelmesebb számítás. Ezután ugyanezt fogom tenni az Értékek mezőben a Metakritikus felhasználók összege mezőben. Ez sokkal hasznosabb táblázatot fog adni:

Csakúgy, mint az előző szakaszban, ez a metakritikus oszlopban levő tizedes zavar engem. Szerencsére ezúttal nem kell foglalkoznom a beágyazott funkciókkal. Ennek javításához újra megnyitom az Érték mezőbeállítások menüt. Ezúttal rákattintom az ablak alján található szám formátumú gombra.

Az új ablak bal oldalán megjelenő kategóriák listájában a Számot választom. Itt választhatom meg, hány tizedesjegyet szeretnék beilleszteni. A Metakritikus oszlophoz nullát választom, tehát ez összhangban áll az eredeti pontozási mutatóval. Ugyanezt változtatom meg a Metakritikus felhasználók oszlopban, de ezúttal egy tizedes pontot választom, mivel a Metakritikus felhasználók egy tizedes pont skálán értékelik. Az új asztalom sokkal tisztább:

Az új pivot táblámat sokkal könnyebben lehet olvasni. Pivot táblázatok segítségével az adatok különféle módszereit megvizsgálhatja anélkül, hogy megváltoztatná az adatlapján tárolt adatlapot. Például gyorsan felvehetek oszlopokat a Box Office adatokhoz vagy a Rotten Tomatoes osztályozásokhoz. A Filmmezőt a Sorok mezőből a Szűrők mezőbe is húzhattam úgy, hogy a táblázatokban az egyes oszlopok helyett csak az egyes oszlopok összegét jelenítsék meg.

Ha hatalmas adatkészletekkel foglalkozik, a pivot táblák elengedhetetlenek. Időnként kicsit nehezebb lehet, ha az adatait nem megfelelően formázza (az üres sorok, amelyeket külön franchise-ok között hagyok, rendszeresen eldobnak például automatikus pivot táblákat), de gyakran sokkal gyorsabbak és rugalmasabbak, mint a saját táblázatok képletekből.

Helyezze be a Szakaszokat, hogy a táblázatok nyomtatása egyszerű legyen

A Word-dokumentumokkal ellentétben a táblázatokat nem úgy tervezték, hogy a normál, könnyen nyomtatható oldalakat szem előtt tartsák. Ennek kompenzálásához használja az Page Break Preview funkciót. Ezzel megváltoztathatja a lap felosztásának módját és az adatok nyomtatását melyik oldalra.

A nézet megnyitásához kattintson a Nézet fülre. A Munkafüzet nézet szakaszban kattintson az Oldalszünet előnézete elemre. Táblázata kicsinyül, és megmutatja, mely szakaszok kerülnek nyomtatásra az egyes oldalakon. Az egyes sorokat húzással átméretezheti a szekciókat, ahogy tetszik.

Ha további oldalszünetet szeretne hozzáadni, kövesse az alábbi lépéseket:

  1. Vigye a kurzort arra a sorra vagy oszlopra, ahová új oldalszünetet szeretne létrehozni.
  2. Kattintson a szalag felületén az Oldal elrendezés fülre.
  3. Kattintson a Törések gombra.
  4. A felbukkanó legördülő menüben kattintson az Oldalszakadás beszúrása elemre.

Nagyon hosszú dokumentumok esetén az Excel automatikus oldalszakításokat vezethet be, amikor eléri az oldalra elférő maximális helyet. Ezeket az oldalszüneteket nem távolíthatja el, de a többi, beleértve a hozzáadott oldalszünetet is, bármikor áthelyezhető vagy eltávolítható. A normál nézethez való visszatéréshez térjen vissza a szalag Nézet lapjára. A Munkafüzet nézetek alatt kattintson a Normál elemre.

Készítsen diagramokat az adatok megjelenítéséhez

Annak érdekében, hogy jobb képet kapjon arról, hogyan néz ki adatai, egyedi táblázatokat hozhat létre a táblázat összes adatának vagy egy részének alapján. Az Excelhez rengeteg kész stílus közül választhat, amelyek közül választhat, vagy testreszabhatja a diagramjait az igényeinek megfelelően.

Diagram létrehozásához először válassza ki a cellákat, amelyeket bele kíván venni. Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy a cellákat bizonyos módon formáznia kell az Excel számára, hogy megértsék őket, de itt olvashat arról, hogyan formázhatja a cellákat az egyes diagramtípusokhoz. Ebben a példában a fenti képernyőképen a Marvel Cinematic Universe film adatait használjuk. Az A, E és F oszlopokban mindent kiválasztom.

Miután kiválasztotta az adatait, kattintson a Beszúrás fülre a szalagban. A Táblázatok szakaszban megjelenik egy Ajánlott táblázatok nevű gomb. Ez automatikusan kiválasztja azt a diagramtípust, amely az Excel szerint a kiválasztott adatok alapján a legjobb. Az én esetemben a „fürt oszlopok” mellett döntöttem.

Miután elkészítette a diagramot, testreszabhatja azt, amire szüksége van. Az én esetemben van néhány dolog, ami nem tetszik ez kapcsán. Meg akarom változtatni a diagram címét, hogy leíróbb legyen. Címkét szeretnék hozzáadni a bal tengelyhez, jelezve, hogy a számokat millióban mérik. Ez is jó lenne, ha a színséma kissé unalmas lenne.

Az első probléma könnyű. Kattintson a diagram címére annak megváltoztatásához. A tengelycímkék megváltoztatásához először hozzá kell adnia egyet. Kattintson valahol a diagram üres helyére, hogy kiválassza magát a diagramot. Három gomb jelenik meg a diagram jobb felső sarkában. Kattintson az első gombra egy zöld plusz ikonnal. Itt felvehet olyan elemeket, mint egy tengelycím. Ezután a címkére kattintva szerkesztheti ugyanúgy, mint a címet.

A diagram stílusának megváltoztatásához válassza ki azt, majd kattintson a négyzetre, amelyen egy ecset szimbólum található. Itt választhat az előre beállított stílusok közül. A diagram színsémáját úgy is megváltoztathatja, hogy a stílusválasztó mező tetején található Szín elemre kattint. Nos, ez a táblázat nem néz ki annyira szépen?

Alapértelmezés szerint a létrehozott új diagramok megjelennek a megnyitott lapon. Ha inkább külön szeretné tartani a táblázatokat, áthelyezheti őket saját lapjukra. Ehhez kattintson a jobb gombbal a diagramra, és válassza a Diagram áthelyezése lehetőséget. A megjelenő mezőben válassza az „Új lap” lehetőséget, és adja meg a nevét. Kattintson az OK gombra, és a diagram átkerül a saját lapjára.

Az Excel 2016 legjobb új funkciói

A táblázatok alapjai ugyanolyan alapvetőek, mint maga a matematika. Ennek ellenére a Microsoft új hasznos funkciókat is hozzáadott az Excel 2016 alkalmazáshoz. Íme néhány a legújabb eszköz legújabb verziója:

  • Kereshet a szalagon: Csakúgy, mint a többi új Microsoft Office alkalmazás, a szalagon is kereshet, ha nem találja meg a keresett funkciót. Kattintson a képernyő tetején található zöld négyzetre, amelyen a következőket mondja: „Mondja meg, mit szeretne csinálni.” Írja be a kulcsszavakat, vagy írja le, mit szeretne tenni, és az Excel javaslatokat kínál Önnek.
  • Együttműködés másokkal valós időben: Az összes Office alkalmazás számára közös szolgáltatás, a dokumentumokat megoszthatja OneDrive-fiókjával, és ugyanabban a dokumentumban más felhasználókkal együtt dolgozhat. A Google Docshoz hasonlóan mindenki láthatja egymás változásait, amint azok bekövetkeznek.
  • Kutatás az alkalmazásban az Intelligens keresés segítségével : Ha gyors információkra van szüksége a dokumentum celláján, használhatja az Intelligens keresés eszközt anélkül, hogy el kellene hagynia az alkalmazást. Kaphat linkeket a Wikipedia-ba, a szavak meghatározásait, és a Bing képkeresési eredményeit is kaphatja az Excel programban.
  • Rajzolja meg a képleteket a tinta egyenletekkel: Néhány matematikai egyenletet könnyebben lehet írni, mint beírni. Az Excel 2016 programban matematikai egyenleteket rajzolhat, és hozzáadhatja azokat a táblázathoz. Ez különösen akkor hasznos, ha a számítógépén érintőceruza vagy érintőképernyő van.

Sokkal több eltemetett régi és új elem van a felszín alatt. A legfrissebb verziókról bővebben a Microsoft webhelyén olvashat.

Gyorsabban dolgozhat az Excel alkalmazásban ezekkel a billentyűparancsokkal

A Microsoft webhelyén szinte mindent megtaláló billentyűparancsok teljes listáját megtalálja az Excel programban. Íme néhány a leggyakoribb, amelyeket minden nap használ:

  • Ctrl + N / Ctrl + O / Ctrl + S: Dokumentum létrehozása, megnyitása és mentése.
  • Ctrl + X / Ctrl + C / Ctrl + V: Kivágás, másolás, beillesztés
  • Ctrl + B / Ctrl + I: vastag, dőlt
  • Ctrl + Oldal fel / oldal le: Következő / előző lap
  • Ctrl + F1: A szalag kibontása vagy összecsukása
  • Alt + H: Lépjen a szalag Főoldal lapjára.
  • Ctrl + Nyilak: lépés a szakasz szélére
  • Shift + szóköz: válassza ki a teljes sort
  • Ctrl + szóköz: A teljes oszlop kiválasztása
  • Ctrl + ;: Adja meg az aktuális dátumot.
  • Ctrl + Alt + ;: Adja meg az aktuális időt.

Az Excel támogatja azon szöveges navigációs hivatkozások sokaságát, amelyeket korábban itt tárgyaltunk. A szalagon az Alt megnyomásával is navigálhat. Az alkalmazás ezután megmutatja, hogy milyen gombot lehet megnyomni a lapok megváltoztatásához vagy a jelenleg elérhető funkciók eléréséhez.

További olvasmány az energiafelhasználók számára

Gyakorlatilag nincs korlátozás arra, hogy miként használhatja az Excel programot saját táblázatainak elkészítéséhez. Készíthet bármit, az egyszerű tennivalók listájától a lapokig, amelyek átkozottul a saját alkalmazásuknak tűnnek. Itt van még néhány olvasmány, amely segít az útban:

  • Négy készség, amely táblázati nindzsákká alakítja Önt : A táblázatok elsajátítása művészet. Az itt található útmutató a bemeneti űrlapokról, statisztikai számításokról, pivot táblázatokról és makrókról szól.
  • Tanulja meg, hogyan lehet elsajátítani a VLOOKUP-t az adatok könnyű megkereséséhez : Az Excel egyik leghasznosabb funkciója a VLOOKUP. Ez lehetővé teszi, hogy egy adatot a táblában keressen egy másik, már ismert adat alapján. Például, ha van egy olyan dokumentum, amely felsorolja a termék nevét, árát és SKU-ját, létrehozhat egy képletet, amely egy ár vagy SKU megadásakor megtalálja az árat.
  • Töltse le ingyenes Excel sablonjait az idő, a pénz vagy a termelékenység kezeléséhez : Nincs szükség a kerék újra feltalálására. Az Excel nemcsak hatalmas beépített táblázatkezelő-sablonnal rendelkezik, de még sok más is megtalálható online az Ön igényei szerint. Keressen egyet, amire tetszik, mielőtt megpróbálná felépíteni sajátját.
  • Excel képletek: Miért van szükség képletekre és funkciókra? : Ez a útmutató-gyűjtemény a How-To Geek-től közép- és haladó szintű órákat tartalmaz az Excel funkciók használatáról és a saját képletek létrehozásáról.

A táblázatok szinte nem annyira unalmasak, mint a filmek, amiben elhittél. Noha az induláshoz kevés munka szükséges, a fárasztóan gyűjtött adatokat vizuálisan lenyűgöző és informatív táblázatokká alakíthatja.

Nyisd ki