érdekes

Mennyi ideig kell megőrizni a régi dokumentumokat?

Kedves Goldavelez.com!

Tartottam a régi dokumentumokat (fizetési bizonylatok, hitelkártya-számlák, biztosítási papírmunka stb.), És a szekrényem végre megtelt. Tudom, hogy a szkenneléssel és a válogatással való beköltözés a 21. századba valószínűleg a legjobb megoldás, de nem akarok időt vagy energiát adni az összes ilyen dokumentum szkennelésére, rendezésére, biztonsági másolatának készítésére stb. Mikor tudok megszabadulni tőlük?

aláírt,

Peeved by paper

Kedves Peeved!

A teljesen papírmentesnek való elmozdulásnak megvannak az előnyei (és sok ember számára nem is vesz igénybe annyi időt és erőfeszítést, mint gondolnád), de ha sok éves (talán akár évtizedes) visszamenőleges papírdokumentumokkal rendelkezik, félelmetes lehet és nyilvánvalóan, nem érdemes idejét digitalizálni. A dokumentumok halmaza között azonban vannak olyanok, amelyeket valószínűleg még sok évig meg kellene tartania - és készítsen digitális másolatot az extra biztonsági másolat készítéséhez. Azonban a túlcsorduló dossziéban lévő legtöbb papír magabiztosan újrahasznosítható vagy megsemmisíthető. Itt található a különféle fontos hangzású dokumentumok élettartama, így rendezheti őket, és elvégezheti a papírtörmelést.

Megjegyzés: A vélemények eltérnek a nyilvántartások megőrzésének pontos dátumaitól, ám ezek a szakmai forrásokból származó néhány alapvető útmutató, amelyek segítenek a kidobott fájlszekrény megtisztításában.

Az idő végéig tartandó dokumentumok

Azok a dokumentumok, amelyekből soha nem szabad megszabadulnia, mind meglehetősen nyilvánvalók: A kormányhivatalok hivatalos iratai, amelyek általában ügyvédeket vonnak maguk után, nagyon fontosak lesznek a szeretteitek számára, ha elmúlik, valami jelentős értékű tárgyhoz kapcsolódnak, és / vagy fájdalom cserélni. Ahogyan megjegyeztük az útmutatóban, amit meg kell őrizni és megrontani, ezek a következők:

  • Születési és halálozási igazolások
  • Társadalombiztosítási kártyák
  • Nyugdíjterv-dokumentumok
  • Személyi igazolványok és útlevelek
  • Házassági anyakönyvi kivonat
  • Működési engedély
  • Katonai kisülés dokumentumai
  • Bármely biztosítási kötvény
  • Testament, élő akarat és meghatalmazás (mert egy napon meghalunk, és fel kell készülnünk rá)
  • Járművek címei
  • Hiteldokumentumok
  • Házak és jelzálogokmányok

Ezenkívül a CPA Mark O. Dietrich nyilvántartási útmutatója és a New York-i Állami Fogyasztóvédelmi Minisztérium szintén azt ajánlja, hogy tartósan őrizze meg:

  • Ház nyilvántartás: törölt ellenőrzések a főbb házfelújítások és karbantartás szempontjából (a háztulajdon teljes időtartama alatt)
  • Orvosi feljegyzések
  • Értéktárgyak fotói vagy videószalagjai
  • Adóbevallási példányok és munkalapok
  • Jövedelemadó-fizetési ellenőrzések
  • Éves IRA vagy egyéb befektetési hozzájárulási nyilatkozatok, nyugdíj- / profitmegosztási információk

A dokumentumok fizikai másolatait tartsa biztonságos helyen, például széfben vagy tűzálló széfben - egy helyen, amelyet könnyű megragadni, ha evakuálni kell -, és készítsen digitális másolatot a helyszínen kívüli biztonsági mentéshez. Az értékes információk nyomon követése és a szeretteikkel való megosztás érdekében olvassa el a "vészhelyzet esetén kit" című cikket.

Az újok eldobására benyújtott dokumentumok

A papír felvonulás végtelen. A jó hír az, hogy minden új befektetési nyilatkozattal, megújított biztosítási kötvénnyel vagy sok más, rendszeresen ismétlődő dokumentummal megőrizheti a legújabb verziót. Pontosabban megronthatja ezeket a dokumentumokat, amikor megkapja az újat:

  • Havi vagy negyedéves befektetési kimutatások (az éves kimutatásokat lásd a következő szakaszban)
  • Társadalombiztosítási nyilatkozatok
  • Évente megújuló biztosítási kötvények

Dokumentumok, amelyeket meg kell őrizni egy meghatározott időpontig vagy eseményig

Végül, egyes rekordok eldobhatók bizonyos eseményindítók vagy idő után:

  • Hitelkártya-nyugták: Miután összehangolta őket a havi kimutatással - kivéve, ha ehhez jótállás vagy adóbevallás szükséges. Ilyen esetekben őrizze meg a bevételeket a termék kézikönyvével a jótállás lejártáig vagy az adóbevallásainak betartásával.
  • Banki letét vagy kifizetési igazolás: Miután egyeztette a havi kimutatással
  • Hitelkártya és bankszámlakivonatok: 7 év, ha adószükségletre van szüksége, egyébként egy év.
  • Éves befektetési kimutatások: Mindaddig, amíg nem eladja a befektetéseket, majd 7 évig tartsa őket az adóbevallásainak eladása után.
  • Bérek: Ha összeegyeztetted a W-2 űrlapot, és megfizetted az adókat
  • Az ellátások egészségügyi magyarázata: 1 év
  • Hasznos nyilvántartások: Legalább 3 év, a NY Állami Fogyasztóvédelmi Minisztérium szerint
  • Adók és alátámasztó nyilvántartások (pl. Adóval kapcsolatos orvosi számlák, adományok stb.): Az általános javaslat 7 év, mert az IRS általában ilyen messze van, ha auditálnak. Az IRS-nek pontosabb iránymutatásai vannak, a tanácsok 3 évtől határozatlan időig terjednek a csalárd visszaadások esetén).

Mennyi ideig kell üzleti nyilvántartást vezetni

Végül, ha a saját vállalkozása van, vagy szabadúszóként működik, akkor a nyilvántartás megőrzési igényei jobban szerepelnek. (Ez komoly üzlet!) A CK & Co hitelesített könyvelők és üzleti tanácsadók üzleti nyilvántartásának megőrzésére vonatkozó ajánlások (PDF) például azt mondják, hogy tartósan meg kell őriznie az év végi pénzügyi kimutatást, négy évig lejárt biztosítási kötvényt és hét évre a bankszámlakivonatokat. évek.

A sok rekord és fontos dokumentum kezelése kissé nehézkes, ám ennek ellenére nélkülözhetetlen. Egy kis papírrendezéssel és a fenti ellenőrzőlista segítségével sokkal szervezettebb rendszerrel rendelkezik - és több hely van a dossziéjában.

Szeretet,

Goldavelez.com