érdekes

Hogyan menthetek el minden e-mailt személyes biztonsági másolat készítéséhez?

Kedves Goldavelez.com!

Elhagyom a munkámat, és munkámmal kapcsolatos e-maileket akarok vinni. Korábban már égett a munkahelyeken, és nagyon hasznos lett, ha magam mögött volt egy e-mail papír nyomkövetés. Hogyan menthetek el minden e-mailt, hogy a jövőben hozzáférhessek hozzájuk, csak arra az esetre, ha szükségem van rájuk?

aláírt,

Paranoid munkavállaló méh

Kedves Paranoid!

A munkailevelek személyes példányai mindenképpen hasznosak lehetnek a munka elhagyása előtt és után. Később utalhat rájuk, például dokumentálhatja a kapott visszajelzéseket vagy a projekteket, amelyeken dolgozott (esetleg mintákat a következő foglalkoztatási koncertre). Számos módon hozhat létre biztonsági másolatot a munkahelyi e-mailekről, így remélhetőleg a következő módszerek egyike fog működni az Ön számára.

Először beszéljünk az Outlookról, mivel ez a leggyakoribb irodai e-mail program, majd a Gmailről (Google Apps) beszélünk.

: Amint számos kommentátor rámutatott, a munkavállalói e-mail a vállalkozás tulajdonosa. A törvényes következmények elkerülése érdekében kérdezze meg az informatikai osztályt vagy a felügyelőt. (Ezenkívül, ha kötegelten tölti le az összes e-mailt egyszerre, az felvonhatja a szemöldökét, amint arra rámutat az About emberi erőforrások oldal). Azt is érdemes megjegyezni, hogy természetesen ezek a módszerek mind a személyes e-mailekhez is működnek, tehát ezek a trükkök hasznosak, függetlenül attól, amit biztonsági másolaton próbálnak készíteni.

Outlook beállítások

Húzza az e-maileket az Outlookból egy mappába

Több e-mail mentése az Outlookból a legegyszerűbb módszer, ha kiválasztja azokat, amelyeket el szeretne menteni, és húzza őket egy mappába a Windows Intézőben (vagy a Finder programban, ha Mac rendszeren van). Ezzel az e-maileket különálló .msg fájlokkal mentjük el, a tárgynévvel együtt, a mellékletekkel együtt. A hátrány: miközben később ezeket az Outlook-ban megnyithatja, nem fog tudni más e-mail kliensekkel, mivel a .msg formátum az Outlook tulajdonát képezi. (Ha más programot akar használni ezek elolvasásához, meg kell vizsgálnia az MSG konvertert vagy a nézegető szoftvert.) Ha Mac számítógépen használja az Office 2011 programot, a fájlok húzása .eml fájlokként menti őket., amely más e-mail kliensekben is megnyitható.

Mindent exportálhat egy Outlook PST fájlba

Mindent, beleértve az almappákat is, teljes biztonsági másolatot készíthet az Outlook export funkciójával. Az Outlook 2010 alkalmazásban ez a Fájl> Beállítások> Speciális menüpont alatt található. Amikor mappákat .pst fájlként menti, akkor az biztonsági másolatot készít a levelekről, a naptárról, a névjegyekről, a feladatokról és a jegyzetekről. Ezt a .pst fájlt egy másik számítógépen is megnyithatja - csak az Outlook.

Használja a "Mentés másként" parancsot az Outlookban

Az egyes e-mailek mentéséhez az Outlook programban a Fájl> Mentés másként paranccsal az üzenetek mentése univerzálisabb formátumú, például szöveg, RTF és HTML. Sajnos a mellékleteket külön-külön is el kell mentenie, és ez csak ideális néhány üzenet egyszerre mentésére.

Használjon parancsfájlt vagy harmadik féltől származó eszközt az Outlook e-mailek mentéséhez más formátumokban

Szerencsére mások megoldották ezt a problémát, azaz az e-maileket tételenként az Outlookból. Ezt a VBS parancsfájlt használtam a kiválasztott mappák exportálására az Outlookból .msgs fájlként. Sajnos nem tudom jóváírni a szkript eredeti forrását, de módosítottam, hogy az e-maileket a küldő nevével, a fájlnév dátumával és tárgyával együtt mentsem. Ez a szkript hasonlóan néz ki, de látszólag megváltoztathatja a formátumot MSG-ről valami másra.

Vannak harmadik féltől származó segédprogramok is, amelyek ugyanazt a fejlettebb funkciókkal is elérhetik, de nem mindegyik ingyenes.

Gmail beállítások

Ha vállalkozása a Gmailt (Google Apps) használja, számos megoldás működhet Önnek.

Használjon Asztali e-mail klienst

Lehet, hogy olyan e-mail klienst használ, mint az Outlook vagy a Thunderbird, vagy e-mail letöltésére POP-n keresztül, vagy csak IMAP-n keresztül. Ezután elmentheti az e-maileket a programból. A Thunderbird segítségével ki tudja emelni az összes e-mailt, jobb egérgombbal kattinthat rájuk, és a „Mentés másként” lehetőségre kattintva mentheti őket .eml fájlokként.

Használjon Gmail biztonsági mentési szolgáltatást vagy programot

A Thunderbird opción kívül korábban már kiemeltük a Gmail biztonsági másolatának készítésének módját, ideértve a Backupify szolgáltatás használatát és a Gmail biztonsági mentését a Fetchmail parancssori eszközzel.

Újabban azt találtam, hogy a platformok közötti Gmvault létezik

robusztus eszköz a Gmail biztonsági másolatának készítéséhez; lehetővé teszi az e-mailek visszaállítását egy másik Gmail-fiókra.

Egyéb opciók

Néhány további lehetőség a Gmail és az Outlook (valamint más programok) számára magában foglalja az e-mailek PDF-re történő kinyomtatását (a legtöbb PDF eszköz lehetővé teszi a nyomtatást PDF-re bármelyik programból), és továbbítja azokat a személyes e-mail címére, de ezeknek vannak hátrányai is. megközelítések is.

Ha több e-mailt választ ki a PDF formátumba nyomtatáshoz, akkor az egyes OK gombra kell kattintania. A PDF-fájlok nyilvánvalóan nem tartalmaznak fájlmellékleteket, ezért ezeket külön kell mentenie. Ennek ellenére ez csak néhány kulcsfontosságú e-mail esetén lehet jó megoldás. Ha Gmailt használ, a Gmail Print All for Chrome kiterjesztése lehetővé teszi, hogy egy e-mailben több e-mailt nyomtasson.

Egy másik ötlet az e-mailek továbbítása a személyes címére. Ehhez szűrőket állíthat be mind a Gmailben, mind az Outlookban. A kapott e-maileket azonban csak a továbbítás beállítása után továbbítja, így a régebbi e-mailek mentéséhez továbbra is a fenti megoldások egyikét kell használnia.

Szeretet,

Goldavelez.com