érdekes

Hogyan lehet a Google Drive működni úgy, mint egy asztali csomag

A Google Drive és a benne található alkalmazások - a Dokumentumok, a Táblázatok és a Dia-ok - kiválóak az emberek számára, akik egyszerű Office-csomagot keresnek. Ingyenes, megkönnyíti az együttműködést, és nagyjából bárki használhatja. De ha valami hagyományosabbhoz szokott, mint például a Microsoft Office, akkor valószínűleg vonakodik használni. Így lehet a Google Drive jobban működni, mint a megszokott asztali csomagok.

Miért a Google Drive?

Ne tévesszen be minket, a teljes irodai lakosztályok nagyszerűek azok számára, akik irodában dolgoznak és rengeteg speciális funkcióra van szükségük. Még nem is kell fizetnie ezekért a szolgáltatásokért, mivel egy olyan csomag, mint a LibreOffice, ugyanazokat a dolgokat képes elvégezni, mint a Microsoft Office. A helyzet az, hogy legtöbbünknek nincs szüksége a Microsoft Office által kínált több ezer funkcióra.

Minél több szolgáltatás létezik, annál zavarosabbá válik egy program, és bár a szoftver, mint például a Word nagyszerű, lassú és nehezen használható, ha csak le akar ülni és elkészíteni valamit. Ennél is fontosabb, hogy a Google Drive bizonyos feladatokat valóban megkönnyít, mint egy asztali irodai csomag. A nagy csoportokkal való együttműködés lényegesen könnyebb a Google Drive segítségével. A dokumentumok megosztása nem igényel speciális szoftvert, csak a megnyitáshoz, és bárhonnan, bármilyen internetkapcsolattal rendelkező eszközhöz hozzáférhet az összes dokumentumához. Mivel hiányzik a hatalmi tulajdonságai, ez teszi ki a használhatóságot.

Mindemellett a Google Drive-nak határozottan hiányzik sok olyan funkciója, amelyre az embereknek szükségük van egy irodai csomagból. Néhány finoman beállítva megteheti a Google Drive-ra, hogy csak mindent megtegyen, amit egy közönséges felhasználó igényelhet.

Ismerje meg annak alapjait, hogy mit tehet (és nem tud) a Google Drive

A Google Drive egy csomó különböző szolgáltatást foglal magában, de a három alkalmazásnak, amelyet versenyeznie kell az irodai csomagokkal, a Docs (szövegszerkesztés), a Sheets (táblázatkezelő) és a Dia (prezentáció). Vessen egy pillantást a Google csomag fontosabb szolgáltatásaira és annak kapcsolatára a legtöbb asztali irodai csomagban:

  • A Google Drive megnyithatja és szerkesztheti a Microsoft Office dokumentumokat
  • A Google Drive 30 napos értékű dokumentum-verziót takarít meg, így visszatérhet és megnézheti a korábbi szerkesztéseket. Ez azt is jelenti, hogy visszaállíthat egy korábbi verziót, ha valami fontosat felülír.
  • A Google Docs hatalmas mennyiségű sablont támogat, akárcsak az Office, például az önéletrajzokhoz, a költségvetési tervezőkhöz, a tantervekhez és máshoz.
  • A Google Docs együttműködési eszközökkel és jelölési lehetőségekkel rendelkezik, de szükség lesz egy kiegészítőre, hogy valami közelebb kerüljön a Word "Változások nyomon követése" szolgáltatásához.
  • Az Officehoz hasonlóan a Google Drive is támogatja a kiegészítőket a hozzáadott funkcionalitás érdekében
  • A Google Docs kutatási eszköze megkönnyíti a jegyzetek és egyéb kutatási dokumentumok tárolását.
  • A Google Drive összes fájlja automatikusan elment a Google Drive-fiókjába, így bármikor hozzáférhet hozzájuk bármilyen számítógépről, telefonról vagy táblagépről.
  • A Google Táblázatok támogatja az alapvető formázást, a képlet-szerkesztést, a sablonokat, a táblázatkezelő funkciókat és a szűrő nézeteket.
  • A Google Slides-nek nincs annyi szórakoztató animációs funkciója, mint a Powerpoint-nál, de az egyszerűség kedvezővé teszi, hogy bárki néhány perc alatt készítsen egy jó prezentációt.

A Google Drive-nak rengeteg más funkciója van, de a fentiek a legtöbb funkcionalitást képviselik, amely áthalad az asztali csomag és a Google Drive között. Most nézzük meg ennek a funkciónak a kibővítését, hogy a Google Drive felhasználhatóvá váljon a kisvállalkozások, írók, hallgatók és bárki más számára, aki áthidalja asztali csomagját.

Vegye igénybe a Google Drive-ot

Egy pillantással úgy tűnik, hogy a Google Drive csak online. Végül is egy webes alkalmazás, igaz? De a Google Drive összes alkalmazását offline is használhatja, akárcsak egy asztali irodai programcsomagot, ha előre beállította. Csak a Google Chrome-ra van szüksége. A következőképpen állíthatja be:

  1. Nyissa meg a drive.google.com webhelyet a Chrome-ban.
  2. Kattintson a "Több" elemre, és válassza az "Offline" lehetőséget.
  3. Kattintson az „Alkalmazás beolvasása” gombra, hogy elinduljon a Chrome Internetes áruházba, és töltse le a Google Drive alkalmazást
  4. A telepítés után kattintson a Meghajtó ikonra, majd az "Offline engedélyezése" gombra

Ahhoz, hogy a legtöbbet hozza ki ebből a szolgáltatásból, minden számítógépen engedélyeznie kell az offline módot. Most a dolgozó fájlokat szinkronizálja a Google Drive-val, és velük is dolgozhat, függetlenül attól, hogy van-e internetkapcsolat vagy sem. Ha tradicionálisabb mappához való hozzáférést és a fájlok helyi verzióit szeretné, a Google Drive alkalmazás kissé megkönnyíti a fájlok elérését az asztalon.

Használjon kiegészítőket a Google Dokumentumokban

Nem titok, hogy a Google Docs nem rendelkezik olyan funkciókkal, mint például a Microsoft Word. És nagyrészt ez rendben van. A néhány igényelt funkcióhoz azonban a Google Dokumentumok és Táblázatok nemrégiben bevezetett kiegészítői lehetővé teszik a fejlettebb funkciók hozzáadását - felfúvódás vagy hozzáadott költség nélkül. Íme néhány példa a jelenleg elérhető hasznosabb kiegészítőkre:

  • Tartalomjegyzék: Ahogy a neve is sugallja, ez a kiegészítő egy alapvető tartalomjegyzéket tartalmaz. Mint a Word tartalomjegyzéke, dinamikusan is létrejön, amikor beírja és új szakaszokat ad hozzá. Nem olyan robusztus, mint a Wordben, és valószínűleg nem fog dolgozni a PhD értekezésnél, de könnyű hozzáférést biztosít a dokumentum különböző részeinek eléréséhez.
  • EasyBib: A bibliográfiakat mindig fájdalom okozza, de az irodai csomagok ezt kissé megkönnyítették, mivel egyszerű forrást adtak hozzá a forrásmegjegyzés nélkül a formázás miatt. Az EasyBib ugyanezt teszi a Google Dokumentumok esetében.
  • Változások nyomon követése: A Word valódi gyilkos funkciója együttműködésben a Változások nyomon követése funkció. Ez a kiegészítő behozza ezt a funkciót a Google Dokumentumokba.
  • Könnyű fejléc és lábléc: A Google Docsnak nincs olyan egyszerű módja a fejlécek és láblécek kezelésére az oldalon, mint a Word. Ez a kiegészítő kissé kevésbé fájdalmassá teszi azáltal, hogy formázást hoz be egy másik dokumentumból.
  • Konzisztencia-ellenőrző: A Word konzisztencia-ellenőrzője nagy dokumentumokhoz hasznos, ahol meg kell győződnie arról, hogy nem véletlenül változtatja meg a formázási következetességet az egészben. Ez a kiegészítő lehetővé teszi ezt a dokumentumban.
  • DocumentMerge: A Word dokumentum-egyesítése az egyik legerősebb funkciója, amelyre legtöbbször ritkán szükség van, de ez a kiegészítő lehetővé teszi a Google Docs használatát.
  • Szinonimájú szavak: Ha nem szívesen nyit egy teljesen új lapot a szinonimák keresésére, akkor ez a kiegészítő tezaurust hoz létre közvetlenül a Docs-ba.

Használjon kiegészítőket a Google Táblázatokban

A Google Docshoz hasonlóan a Google Táblázatoknak is rengeteg különféle kiegészítő van, amelyek új funkciókat hoznak létre. Ezek többsége nem hozhat fel olyan erőműhöz, mint az Excel. A Stil, a képletek alapvető ismereteivel kombinálva, elég közel fog elérni, ha csak meghatározott feladatokhoz táblázatokat használ:

  • Stílusok: A Stílusok növeli az Excel stílusképességét abban az esetben, ha ezeket a táblázatokat izgalmasabbá szeretné tenni, mint a fekete-fehér négyzetek sorozata.
  • Értékek egyesítése: Unalmasnak tűnik, de a Sheetsből hiányzott ez a nagyon általános táblázatkezelő funkció, tehát jó, hogy ez a kiegészítő lehetővé teszi.
  • Speciális keresés és csere: A Táblázatoknak egyszerű keresési és cserélési funkciója van, de ez a kiegészítő jobban összhangba hozza az Excel programmal.
  • További betűtípusok: amint a neve is sugallja, ez hozzáférést biztosít a Google Táblázatok sokkal nagyobb betűtípus-könyvtárához.
  • Sablongaléria: Azok számára, akik nem táblázatos varázslók, a sablonok sokkal könnyebbé tehetik az életünket. Míg a Sheets-nek saját sablonkészlete van, addig ez a kiegészítő egy tonnával többet hoz be.

A Táblázatoknak még hosszú utat kell megtenniük, mielőtt még hozzá tudnak lépni az asztali táblázatkezelő program cseréjéhez a vállalkozások számára. Ez azt jelenti, hogy ha csak naplózási költségeket, levelezőlistákat kezel, vagy bármi másat nyomon követ az életében, a Sheets jól végzi a munkáját.

Adjon hozzá egyéni funkcionalitást szkriptekkel

A Google Drive kiegészítői és alapvető szolgáltatásai nagyszerűek, de ha tényleg mélyebben szeretne mélyülni, akkor ki kell próbálnia a Google Apps szkripteket. Ezek a szkriptek teszik lehetővé, hogy szinte bármilyen funkciót hozzáadhasson a Google Dokumentumokhoz és Táblázatokhoz. Bizonyos értelemben hasonlítanak az Office makróihoz. Ezek magukban foglalják az egyszerű funkciókat, például a makrók hozzáadását, a sokkal bonyolultabb műveletekhez, például a Google Doc konvertálásához Markdown-ként.

Böngészhet más emberek által készített szkriptek között, és hozzáadhatja azokat a Táblázatokhoz, így nem kell saját maga elsajátítania a programozást. Ezeknek a szkripteknek nagy része átkerül a kiegészítőkhöz, de még mindig nagyon hasznosak:

  • Ismétlődő sorok eltávolítása: Miért hiányzik ez az alapvető funkció a Táblázatokban, túllépünk nálunk, de ez a szkript hozzáadja azt.
  • Emlékeztetők hozzáadása a táblázathoz: A táblázatokat könnyű elfelejteni, ez a szkript lehetővé teszi apró emlékeztetők hozzáadását.
  • Táblázatok egyesítése a Google Dokumentumokba vagy PDF-ekbe: Elkészült egy táblázattal? Ez a szkript egyesíti azt Doc vagy PDF formátumban.
  • E-mail üzenetek ütemezése: Ez a szkript lehetővé teszi, hogy e-mailt írhasson a Gmailen, és a Google Sheet segítségével indítsa el az elküldés időpontját.
  • Konvertálás egységek között: Kiválasztja a konvertálás funkciót, ez a szkript a legtöbbet képes a Sheets belsejében.

Ha olyan asztali programot használ, mint az Excel, egy olyan funkcióhoz, amelyet a Táblázatok vagy a Dokumentumok nem tudnak kezelni, valószínűleg valaki készített egy szkriptet, amelybe hozzáadja ezt a funkciót. Nyilvánvaló, hogy nem mindig lesz ez a helyzet, de érdemes megkeresni, ha Önnek csak néhány speciális funkciója van, amelyek hozzákapcsolják az asztali szoftvert.

Ismerkedjen meg a Google Diákkal

A Google Diák a Google Drive-ba beépített prezentációs szoftver. A Dokumentumokkal és a Táblázatokkal ellentétben a diák hatalmát még nem igazán lehet kibővíteni. Ennek ellenére továbbra is gazdag funkciókkal rendelkezik, amelyek többségének továbbra is jó előadása van, mivel a Powerpoint legtöbb szolgáltatásának egyébként több kárt okoz, mint hasznát.

A Google Diák valódi trükkö az, hogy csak megismerkednek a működésével, és megszokhatják a témákat. Miután befejezte a prezentációt, exportálhatja azt egy csomó formátumban - ideértve a Powerpoint-ot is -, így bármilyen futtatott számítógépen futtathatja ezt a prezentációt (egyszerűen az interneten is közzéteheti, hogy megkönnyítse az életét). Rengeteg lehetősége van ingyenes és olcsó Powerpoint alternatívákra, de a Google Slides a legtöbbünk számára megfelelő munkát nyújt.

Valószínű, hogy ha hosszú ideig megvizsgálja, hogy milyen funkciókra van szüksége az Office Suite-ből, akkor rájössz, hogy legtöbbünk működhet a Google Drive korlátain belül. Ez határozottan inkább részleges megközelítés. Kisméretű funkcionalitást ad hozzá, ahelyett, hogy egy egész csomagot megszerezne, de ez azt jelenti, hogy gyorsabb és könnyebben használható.